ארכיון תגית: נהול תקין

מגוון מאמרים בנושאי ניהול ושיווק עמותות, רשויות מקומיות, עירייה, חל"צ

על עבודת העמותה השוטפת מול רשם העמותות

  מאת: רועי ריקלין ועו"ד אסף ניב*

מאמר זה נכתב במקור עבור 'שיתופים' ומופיע גם באתר שיתופים

המאמר מביא לפניכם סקירה תמציתית של עקרונות היסוד המאפיינים עבודה של עמותה מול רשם העמותות ופונה בעיקר למנהל עמותות ולחברי ועד מנהל ואסיפה כללית.

במסגרת זו, מובא הסבר כללי באשר למונחי יסוד, בהם נתקלים כדבר שבשגרה בעבודת העמותה השוטפת. עוד ננסה להבהיר, בקווים כלליים וברורים, מהן המשימות הבסיסיות אשר על עמותה למלא, על מנת לעמוד בדרישות שנקבעו בחוק ובנהלי העבודה של רשם העמותות.

 מבוא – על חוק העמותות ורשם העמותות

פעילותן של עמותות מוסדרת באמצעות חוק העמותות, שנחקק בתש"ם – 1980. המאפיין העיקרי של עמותות הוא פעילות ללא כוונות רווח. מעצם מהותן,  ניתן לייסד עמותות אך ורק למטרות הקשורות ברווחת חבריהן או למטרות פילנתרופיות אשר באות לשרת ציבור רחב יותר מאשר חברי העמותה, ובלבד שחברי העמותה לא יפיקו רווחים כספיים אישיים מפעילותה.

הפיקוח על פעילותן של עמותות, בדגש על התאמה של הפעילות למטרות שאינן מטרות רווח, מוטל על יחידת רשם העמותות במשרד המשפטים. יחידת רשם העמותות היא חלק מרשות התאגידים, ובנוסף לפיקוח על עמותות היא עוסקת (יחד עם יחידת רשם ההקדשות) בפיקוח על פעילותן של חברות לתועלת הציבור, אשר פועלות על פי תיקון מספר 6 לחוק החברות, תשנ"ט – 1999.

התנהלות שוטפת של עמותה מחייבת שמירה על קשר שוטף עם יחידת רשם העמותות, בעיקר לצורך הגשת דו"חות שוטפים וקבועים על פעילות העמותה. בנוסף לכך, יחידת רשם העמותות אחראית על מתן אישורי ניהול תקין לעמותות.

 כמה הגדרות ומונחי יסוד

יחידת רשם העמותות –   פונקציה במשרד המשפטים אשר פועלת כחלק מרשות התאגידים ותפקידה למלא את תפקידי הפיקוח על עמותות וחברות לתועלת הציבור, בהתאם להוראות חוק העמותות, תש"ם – 1980 ובהתאם לתיקון מספר 6 לחוק החברות, תשנ"ט – 1999.  לאתר הרשם.

דו"ח כספי -  דו"ח שנתי אשר על עמותה להגיש לרשם העמותות, ובה פירוט של פעילותה הכספית של העמותה בשנה שקדמה לשנת הגשת הדו"ח. בעמותות אשר מחזור הכספים שלהן עולה על 1 מיליון ₪ לשנה, נדרשת ביקורת של רואה חשבון חיצוני על הדו"ח.

דו"ח מילולי –  דו"ח שנתי המפרט את פעילותה של העמותה, ערוך בפורמט מילולי אשר נקבע על ידי רשם העמותות. הדו"ח המילולי מוגש מדי שנה, יחד עם הדו"ח הכספי.

מורשה חתימה - אדם אשר הוסמך על ידי הוועד המנהל של העמותה לחתום בשמה על מסמכים. על פי דרישת רשם העמותות, לכל עמותה יש צורך בשני מורשי חתימה לפחות.

אסיפה כללית – גוף המאגד את כל חברי העמותה. לכל חבר עמותה קול אחד בהצבעה באסיפה הכללית.

הוועד המנהל – גוף מנהל אשר נבחר על ידי האסיפה הכללית מקרב חברי העמותה ותפקידו לנהל את ענייניה השוטפים של העמותה. דומה, במובנים מסוימים, למועצת מנהלים בחברה.

אישור נהול תקין- אישור של רשם העמותות המאשר כי העמותה עומדת במספר תנאים. האישור הנו חיוני לקבלת מימון ציבורי. לקריאה נוספת

עקרונות העבודה מול רשם העמותות

אמצעי הפיקוח העיקרי של יחידת רשם העמותות על פעילותן של עמותות בישראל הוא בחינה של דו"חות שנתיים, אותם חייבות העמותות להגיש לרשם העמותות במועדים הקבועים בחוק. על עמותה להגיש את הדו"ח השנתי שלה עד ל 30 ביוני של השנה שלאחר השנה אליה מתייחס הדו"ח (דהיינו – דו"ח המתייחס לשנת 2010 יוגש עד 30.6.2011 וכן הלאה). רשם העמותות מקפיד הקפדה יתירה על הגשת הדו"חות בזמן, ואינו נוטה לאשר ארכות. לאחרונה ניתנו אישורים גורפים אשר האריכו את המועד להגשת דו"חות, אך ורק מטעם עמותות אשר אינן זקוקות לאישור ניהול תקין. יש לשים לב, אפוא, כי הדו"חות מוכנים להגשה במועד, ועד אז הסתיימו כל התהליכים הדרושים על מנת לאשרם כדין במוסדות העמותה.

מה כולל דו"ח שנתי

הדו"ח השנתי אותו נדרשת עמותה להגיש נחלק לשני חלקים:

  1. דו"ח כספי – אשר כולל פירוט של הפעילות הכספית של העמותה ומאזן. דו"ח זה נערך על ידי העמותה וחברי הוועד המנהל הם האחראים לנכונות האמור בו ואף נדרשים לחתום עליו. על פי חוק העמותות, עמותות אשר מחזור הכספים השנתי שלהן עולה על 1 מיליון ש"ח[1], חייבות במינוי רואה חשבון מבקר. על פי רוב מקובל ומומלץ כי בכל מקרה הדו"חות הכספיים יבוקרו בידי רו"ח, וזאת לא רק לצורכי רשם העמותות אלא גם לצורך ההתנהלות מול רשויות המס.
  2. דו"ח מילולי – הדו"ח המילולי נערך במתכונת אשר נקבעה על ידי רשם העמותות, כמפורט בדוגמא המצורפת לסקירה זו. על הדו"ח המילולי לפרט את פעילותה של העמותה בשנה שקדמה להגשתו, האחראים לעריכתו עם חברי הוועד המנהל של העמותה והם גם החותמים עליו.

הליכי אישור הדו"חות השנתיים במוסדות העמותה

על פי חוק העמותות, על כל עמותה חובה לנהל שלושה מוסדות מרכזיים –

  1. האסיפה הכללית – גוף המאגד את כלל חברי העמותה.
  2. הוועד המנהל – גוף נבחר על ידי האסיפה הכללית, אשר תפקידו לנהל את ענייניה השוטפים של העמותה.
  3. ועדת ביקורת – גוף נבחר על ידי האסיפה הכללית, אשר תפקידו לבדוק את תקינות פעולות העמותה ואת התנהלותה ביעילות, תוך יישום החלטות הוועד המנהל. עוד אחראית ועדת הביקורת על בדיקת פנקסי החשבונות של העמותה, והיא מחויבת להביא את תוצאות בדיקתה בפני האסיפה הכללית של העמותה.

דו"ח שנתי של עמותה, על שני מרכיביו – הכספי והמילולי, חייב באישור האסיפה הכללית השנתית של העמותה. לא ניתן להגיש את הדו"ח לרשם העמותות, מבלי שעבר את תהליכי האישור באסיפה הכללית. על כן, יש להקפיד על כך שלוחות הזמנים שייקבעו על ידי הוועד המנהל להכנת הדו"ח והעברתו לאישור, יספיקו על מנת להגיש את הדו"ח לרשם העמותות במועד הקבוע בחוק, דהיינו עד ה 30 ביוני של השנה הרלבנטית.

סדר הפעולות הנדרש לשם אישור הדו"ח השנתי[2]:

  1. בשלב הראשון, על חברי הוועד המנהל של העמותה לערוך את הדו"ח, על שני חלקיו. בעמותה המעסיקה עובדים בשכר, יש לצרף לדו"ח גם הודעה על חמשת מקבלי השכר הגבוה ביותר בעמותה, בה ייכלל פירוט של כל התשלומים ששולמו לעובדים אלה בשנת הדו"ח, לרבות עלות הטבות סוציאליות (חיסכון פנסיוני, רכב וכד'). הדו"ח ייערך במתכונת הקבועה בתוספת לחוק העמותות. את הדו"ח הכספי יש לערוך על פי תקני חשבונאות מחייבים, ולפיכך מומלץ לערכו בסיוע של רואה חשבון, גם בעמותות אשר לפי החוק אינן מחויבות במינוי של רואה חשבון מבקר. בכל מקרה, יש לדאוג כי הדו"ח ייערך בידי מי שמצוי בהכנה של דו"חות כספיים.
  2. את הדו"ח הכספי והמילולי יש להעביר, תחילה, לבחינה ואישור של ועדת הביקורת של העמותה. את המסמכים יש להעביר אל ועדת הביקורת לפחות שבועיים ימים לפני המועד שנקבע לאסיפה הכללית השנתית. ועדת הביקורת תבחן את הדו"ח, תעיר את הערותיה ותציג את השאלות הרלבנטיות בפני הגורמים המנהלים. את המלצותיה של ועדת הביקורת יש להביא בפני האסיפה הכללית. דוגמא להמלצה של ועדת ביקורת לאישור הדו"ח מצורפת לסקירה זו ( לינק לטופס לדוגמא).
  3. לאחר שנתקבלו המלצותיה של ועדת הביקורת, יובא הדו"ח, על שני מרכיביו, לאישור האסיפה הכללית של העמותה, בישיבתה השנתית. רק לאחר שיתקבל אישור האסיפה הכללית לדו"ח הכספי, ניתן יהיה להגישו לרשם העמותות.
  4. הן הדו"ח הכספי והן הדו"ח המילולי יהיו חתומים על ידי שני חברים של הוועד המנהל – מורשי החתימה של העמותה.

עניינים נוספים המחייבים אישור של רשם העמותות

פרט לדיווחים השנתיים הקבועים, מתייחס חוק העמותות למספר נושאים נוספים, אשר מחייבים דיווח לרשם העמותות, כפי שנפרט להלן:

  1. שינוי מטרות העמותה[3] – התאמה של פעילות העמותה למטרות הקבועות במסמכי היסוד שלה היא מרכיב מרכזי בהתנהלות של עמותה, כגוף אשר תכליתו לפעול ללא מטרות רווח ולתועלת הציבור. בניגוד לגופים מסחריים, לא ניתן להקים עמותה אשר תפעל "לכל מטרה", אלא יש לקבוע במפורש מה תהיינה מטרות הפעילות. אחת ההצהרות הבסיסיות שיש לכלול בדו"ח המילולי ובמסמך ההמלצות השנתי אותו מגישה ועדת הביקורת לאישור האסיפה הכללית, היא הצהרה על כך שפעילותה של העמותה עומדת בקנה אחד עם מטרותיה. אין משמעות הדבר, כי עמותה אינה יכולה להחליט, במהלך פעילותה, כי רצונה לשנות את מטרותיה, אולם בכפוף לכך שהמטרות החדשות הן "מטרות דומות", כהגדרת חוק העמותות, למטרות הקודמות של העמותה. שינוי מטרות מחייב קבלת אישור של רשם העמותות, והסמכות לקבוע אם מדובר ב"מטרות דומות" שניתן לאשר מסורה לרשם. בשונה מסמכויות אחרות שיש לרשם העמותות, כאן אין מדובר בסמכות טכנית בלבד, אלא בסמכות שבשיקול דעת, המחייבת את הרשם לבחון את המטרות החדשות. במקרה בו הרשם קובע כי אין מדובר ב"מטרות דומות", כהגדרת חוק העמותות, נדרש אישור של בית משפט למטרות החדשות, ועמדתו של הרשם נשמעת במסגרת הדיון.
  2. דיווחים נוספים בעניינים טכניים: במקרים המפורטים למטה, חובה על העמותה לדווח לרשם העמותות על החלטות אשר התקבלו, וזאת בתוך שבועיים ממועד קבלתן:

                                  א.         החלטה על שינוי המען הרשום של העמותה.

                                  ב.         החלטה על מינוי או החלפה של חברי הוועד המנהל.

                                  ג.          החלטה על מינוי או החלפה של רו"ח לעמותה.

                                  ד.          החלטה על מינוי או החלפה של חברים בוועדת הביקורת של העמותה.

  1. דיווח על הגשת תביעות נגד העמותה או נושאי משרה בה: חובה על עמותה להגיש לרשם הודעה על כל תביעה שהוגשה נגד העמותה או נגד חבר ועד מנהל או נושא תפקיד בעמותה, בקשר לעניינים שמתוקף תפקידו זה (אין חובה לדווח על תביעות אישיות שאינן קשורות לפעילות העמותה).
  2. מסירת מסמכים לפי דרישה: בידי רשם העמותות סמכות לדרוש מעמותה מסמכים נוספים, לפי שיקול דעתו, בקשר לפעילותה.

על פי רוב, הדיווחים נעשים באמצעות טפסים מובנים אשר נבנו על ידי יחידת רשם העמותות. טפסים אלה נגישים היום גם באמצעות מערכת מקוונת, בכתובת אתר רשם העמותות באינטרנט:

http://justice.gov.il/NR/exeres/8B39198A-4F79-41A5-9555-7459557918B3,frameless.htm?NRMODE=Published

_______________________________________________________________________

 [1] 1,069,884 ₪, הסכום עודכן לאחרונה בשנת 2006 והוא צמוד למדד.

[2] סעיף 36 לחוק העמותות, תש"מ – 1980

[3] סעיף 11(ג) לחוק העמותות

* עו"ד אסף ניב  -עורך דין בתחום האזרחי מסחרי, שותף במשרד כהן, וילצ'יק, קמחי ושות', מתמחה בין היתר בדיני חוזים, מכרזים ובנקאות ובמתן יעוץ משפטי שוטף לתאגידים, ביניהם גם חברות לתועלת הציבור ועמותות (לרבות ייצוג בבתי משפט). לפרופיל מקצועי לחץ כאן

מגוון מאמרים בנושאי ניהול ושיווק עמותות, רשויות מקומיות, עירייה, חל"צ

אישור הניהול התקין – הדרך לקבלת מימון ציבורי

מאת רועי ריקלין ועו"ד אסף ניב*

מסמך זה מבוסס על חוברת 'הנהול התקין' של רשם העמותות ועל מידע נוסף הנמצא באתר רשם העמותות .

תוכלו לקרוא את דגשי רשם התאגידים המעודכנים ביותר לקבלת אישור לניהול תקין לשנת 2015 כאן.

 פתיחה:

בכדי לקבל מימון ציבורי על עמותה להיות בעלת אישור ניהול תקין מרשם העמותות. אישור זה הנו מעין 'תו תקן' של המדינה לגבי עמידתה של העמותה בתנאים הקבועים בחוק העמותות וברשימת נהלים מחמירים יותר שהנם תנאי לקבל את האישור. הדרישה לקבלת האישור אינה קבועה בחוק העמותות, אלא היא תולדה של החלטת ממשלה מיוחדת בעניין זה, אולם חשיבותה רבה, כיוון שללא אישור תקין לא ניתן לקבל מימון לעמותה מגורמים ציבוריים. לעיתים, גם קרנות פילנתרופיות מחייבות אישור זה כתנאי להעברת תרומות לעמותות. לעמותה פעילה, קבלת אישור זה הנה חיונית עבור קבלת אישור מלכ"ר לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה.

תנאי חובה לתחילת קבלת אישור ניהול תקין הנו פעילות של לפחות שנתיים של העמותה.

 מאמר זה מתמצת ומרכז את העקרונות לקבלת אישור ניהול תקין ושימורו לאורך שנים.

קבלת האישור בפעם הראשונה יכולה להיות מורכבת וכרוכה פעמים רבות במאמצים רבים, אך החידוש השנתי יכול להיות די פשוט במידה והעמותה פועלת בצורה מסודרת, כמפורט בכלי. (רצוי להשקיע בשימורו היות ולאחר שנשלל האישור קשה להחזירו ויש להראות כי כל הליקויים תוקנו ).

 השלבים שמוצגים במאמר:

שלב 1עמידה בתנאי סף מקדימים

שלב 2התאמות ארגוניותהדרישות החשבונאיות, המשפטיות והפרוצדורליות בהן צריך לעמוד הארגון.

שלב 3הגשת מסמכיםבהגשת מסמכים ראשונה והגשת מסמכים שנתית.

 כמה הגדרות לפני שמתחילים:

סעיף 46סעיף 46 לפקודת מס הכנסה מסדיר מהו מוסד ללא כוונת רווח מבחינת מס הכנסה. השגת אישור של מלכ"ר לעמותה מקנה לה יתרון בקבלת תרומות מעסקים ומאנשים פרטים ומקנה לתורם הטבות כלכליות משמעותיות.

הוצאות הנהלה וכלליות – הוצאות שאינן הוצאות ישירות לפעילות וכוללות הוצאות ניהול העמותה השונות כמפורט בטבלה בסוף המאמר.

לגבי הגדרות לרשם העמותות, אסיפה כללית, ועד מנהל, מורשה חתימה ודו"ח כספי לחץ כאן

 שלב 1עמידה בתנאי סף מקדימים

קיימות שתי דרישות סף אשר יש לעמוד בהן בכדי שיהיה סיכוי בכלל  לקבל את האישור:

  • לפחות שנתיים של פעילות רצופה.
  • השלמת כל המסמכים שלא הוגשו בעבר, על פי דרישות רשם העמותות: כגון דו"חות כספיים, פרוטוקולי אסיפה כללי וכו' כמפורט בכלי רשם העמותות.

 שלב 2התאמות ארגוניות

לאחר השלמת המסמכים החסרים מהעבר יש לבדוק את התנהלות העמותה ולהתאימה לפי הדרישות הבאות:

דרישות חשבונאיות

חלק ניכר מדרישות הניהול התקין נוגעות לניהול החשבונאי. לפיכך רצוי להתייעץ עם רואה חשבון בכדי להתאים ההתנהלות החשבונאית של העמותה בצורה הטובה ביותר לדרישות האמורות.

  • עמידה בתנאי בסיסי של תקרת % מסויים של הוצאות הנהלה וכלליות מסה"כ ההוצאות של העמותה (בעת קבלת אישור ראשוני – נדרש להוכיח כי העמותה עמדה בתנאים הבסיסים לפחות במשך שנתיים) לפי הפרוט הבא  (ייתכן במהלך שנת 2012-2013 ישתנה מדרג זה יש לעקוב אחרי הודעות הרשם):

מחזור  מוסד   

במונחי הכנסות במיליוני ₪

תקרת הוצאות הנהלה וכלליות כאחוז מסך המחזור

0-10

22%

10-25

15.5%

25-50

10%

50-75

8.5%

75-100מעל 100

7.5%

5%

  • הנהלת החשבונות – ככלל, רצוי להפריד בין הנהלת החשבונות השוטפת המתנהלת בעמותה לבין ביקורת ההוצאות אשר תתנהל ב משרד הרו"ח המבקר את הדו"חות הכספיים. בעמותות עם מחזור של מעל  5 מלש"ח, חובה להפריד בין הגופים. עד 5 מלש"ח מחזור – ניתן לערוך את הנה"ח של העמותה במשרד רו"ח אך באחריות איש מקצוע אחר שאינו מבקר את העמותה. יש להקפיד על תיעוד כל הכנסה והוצאה של כסף ועל חתימת חוזים.
  • פעילות עסקית – כאמור, עמותה – מעצם הגדרתה – היא מוסד שאינו מיועד לעשיית רווחים לחבריו. עם זאת, אחת מהדרכים למימוש מטרות העמותה הנה פעילות רווחית החורגת מן המטרה המרכזית, וזאת במטרה ליצור "סבסוד צולב" (רווח במקום אחד בכדי לסבסד פעילות במקום שני). במקרה כזה, יש להקפיד על כך שאכן הכספים המופקים בצד העסקי ישמשו, כולם, למימון המטרה הפילנתרופית והעיקרית של העמותה. לצורך כך, יש לבדוק בדקדקנות מהי מסגרת ההתארגנות החשבונאית הנכונה ביותר (חברה, עוסק מורשה, פעילות בתוך העמותה) ומומלץ להתייעץ עם רואה חשבון או עורך דין המתמחים בתחום זה. יודגש, כי טעות בהקמת המבנה הארגוני, עלולה לעלות לעמותה באובדן של אישור הניהול התקין, ומעבר לכך, רשויות המס עשויות לקבוע כי מדובר בפעילות עסקית לכל דבר ועניין שיש למסותה כהכנסה.
  • צבירת עודפי כסף - ככלל, במוסד שאינו לכוונת רווח, לא ניתן לצבור כסף אלא אם הוא מיועד למטרה מוגדרת המתאימה למטרות העמותה. לדוגמא: אם העמותה מעוניינת להקים מבנה ואספה כסף עבורו – עליה לייעד כסף זה בצורה ברורה במסגרת המתאימה במערך הנהלת החשבונות ובדו"חות הכספיים. העמותה יכולה לחסוך כסף לתקופות קשות ובכך להקל על בעיות תזרימיות – במידה סבירה ועם הסבר מתאים.
  • השקעות – השקעות יושקעו באפיקים סולידיים בלבד (גם לטווח קצר וגם לטווח ארוך).
  • תשלומיםלא יהיו במזומן (למעט 'קופה קטנה'), לרבות מלגות. העברה בנקאית תבוצע רק כנגד קבלת  אישור בפקס בלבד. כל הוראת תשלום בכתב שתונפק על ידי העמותה תחתם על ידי שני  מורשי חתימה לפחות. כלל זה תקף גם לגבי המחאות.
  • כרטיס אשראי – ניתן להשתמש בכרטיס אשראי כפוף לסייגים הבאים:
    • כרטיס נטען מראש או מוגבל בהוצאה חודשית כתחליף לקופה קטנה.
    • לכרטיס נפתח חשבון בנק ייעודי שהעברת הכספים אליו נעשית ע"י 2 מורשי חתימה ולפי צורך ספציפי בלבד.
  • העברת כספים  לגופים אחרים –  ככלל, חל איסור על העברת כספים בין עמותות, והעברה כזו עשויה לשלול את אישור הניהול התקין. העברת כספים מותרת אך ורק לארגון ללא כוונת רווח (אלכ"ר), אשר פועל למטרות דומות לאלה של העמותה המעבירה, ובידו  אישור ניהול תקין בתוקף בעת ההעברה. כמו-כן, חובה לפקח ולוודא כי כספי התרומה מנוצלים על ידי הגוף הנתרם למטרה שלשמה הועברו. קרוב לוודאי כי עמותה שהעבירה כספים לאלכ"ר אחר, תידרש לספק לרשם העמותות הסברים מעמיקים בעניין זה, ועל כן מומלץ לתעד בקפידה את הישיבות הרלבנטיות ואת כלל המסמכים הנוגעים בדבר. עוד מומלץ, ככל שהדבר אפשרי, לקבל מאת רשם העמותות, מראש, אישור להעברת הכספים.
  • מתן הלוואות – יש לקבוע נהלים ברורים וסבירים למתן הלוואות לעובדים. לא ניתן להלוות  לחבר עמותה שלא עובד בה, אלא עם העמותה מוגדרת כגמ"ח (ואז יש לקבוע נהלים שקופים).  למתן הלוואות לארגונים –  ישנם סייגים רבים יש לבדוק ענין זה לעומק. למען הסר ספק, אין להלוות כספים לחברי ועד מנהל של העמותה או לחברי ועדת הביקורת.
  • עריכת דו"חות – עמותה שיש לה חברות או עמותות בנות (דהיינו – חברה או עמותה שעמותת האם היא בעלת שליטה בהן) צריכה לבדוק עם רו"ח, האם היא צריכה להגיש דו"ח כספי מאוחד שלה עם החברה הבת או העמותה הבת.
  • תרומות – חלה חובה לנהל פנקס תורמים פנימי ומסודר, לפי נהלי חשבונאות מקובלים, בדגש על תרומות מחו"ל. רשם העמותות מפרסם נוהל שנתי ובו נקבע החל מאילו סכומים יש לתעד את שמות התורמים. יש לעקוב אחרי עדכונים שנתיים אלה ולמלא אחר הוראותיהם.
  • רכב – כל רכב של העמותה יירשם ע"ש העמותה. רכב שנרשם בעבר ע"ש גוף אחר ונמצא בשימוש העמותה – יש לרשמו ע"ש העמותה, למעט במקרים חריגים שיאושרו ע"י הרשם.

דרישות משפטיות

  • ועד מנהל- על פי הוראות החוק, חבר ועד מנהל יכול לקבל תגמול בעד תפקידו בוועד. בדרך כלל, ייקבע התגמול בדומה לתגמול של חברי דירקטוריון בחברה, כאשר התמחור הנו סכום כסף מסויים לישיבה. יחד עם זאת, מודגש כי חבר ועד מנהל אינו יכול,  להיות ספק שירותים בתשלום של העמותה או של חברה בת של העמותה.. כמו כן, במקרים בהם חבר וועד מנהל הוא  מנהל או בעל השפעה בגוף המקושר לעמותה, עליו להצהיר על כך, בכדי למנוע ניגוד עניינים אפשרי. חריגה מכללי התגמול מונעת קבלת אישור ניהול תקין.
  • אין לחלק רווחים לחברי העמותה –  כלל זה חל גם לגבי כל פעולה שיכולה להתפרש כחלוקת רווחים, גם אם אינה מוגדרת כך באופן פורמאלי, כגון תשלום שכר מעל הסביר. כסף עודף מפעילות העמותה, אם נותר –  חייב להיות מוקצה אך ורק  לטובת מטרות העמותה.

        יתכן כי במהלך 2014 תתווסף מגבלת שכר מקסימום. יש לעקוב אחר הודעות הרשם בעניין זה.

  •  מורשי חתימה – לא יכולים להיות חברי ועדת ביקורת, לא יהיו בעלי קרבה משפחתית ראשונה ויהיו חברי עמותה או בעלי תפקידים בה. במידה ולעמותה יש תקנון מצוי – מורשי החתימה חייבים להיות מקרב חברי הועד המנהל.
  • ועדת ביקורת –  האיסורים החלים על חברי הוועד המנהל חלים גם על חברי ועדת הביקורת. כך גם הכללים לגבי תגמול כספי. חברי ועדת הביקורת לא יוכלו להיות חברי ועד מנהל. לא ניתן למנות כחבר בוועדת הביקורת אדם אשר הוכרז כפושט רגל או עבר עבירה שיש עמה קלון. ניתן למנות גוף מבקר מקצועי חיצוני במקום ועדת הביקורת. גוף מבקר כזה יהיה רו"ח (ואינו רואה החשבון אשר מבקר את הדו"חות השנתיים). כל מועמד למבקר חיצוני שאינו רו"ח (לרבות עו"ד) צריך לקבל את אישור הרשם.

דרישות פרוצדורליות

  • שימוש תקין בשם העמותה המלא (כולל הוספת 'ע"ר' בסוגרים בסופו) – בכל פרסומי העמותה השונים מחויב להופיע שם העמותה המלא בנראות סבירה (במידה והלוגו אינו כולל את  שם העמותה המלא והסיומת 'ע"ר').
  • קביעת נהלי עבודה – לפעילות עיקריות או חשובות רצוי לקבוע נהלי עבודה ברורים – למשל דיווחי שעות, ניהול 'קופה קטנה' וכו'.
  • שינוי מטרות העמותה ועדכונים שוטפים לרשם העמותות – יש לקרוא בכלי 'רשם העמותות' (לינק לכלי). ככלל – שינוי מטרות העמותה מחייב אישור של רשם העמותות.

שלב 3הגשת מסמכים

3.1 מסמכי בקשה ראשונייםניתן להגיש בטפסי רשם העמותות

3.2 מסמכים שנתיים

על הגשת מסמכים שנתיים יש לקרוא באתר רשם העמותות

חלק מהמסמכים הנם בעלי תאריך מוגדר להגשה וחלקם ללא תאריך. בכל מקרה מומלץ להגישם מוקדם ככל האפשר בכדי שיהיה בידי העמותה מספיק זמן להשלים מסמכים ולתקן במידה ויש הערות של הרשם.

מה לכלול בהוצאות הנהלה וכלליות לפי כללי הדיווח (מיון) של החשב הכללי באוצר

מס"ד

סעיף

הרכב, מהות והערות

1.

משכורות ושכר עבודה

סוציאליות ונלוות לשכר ו/או קנית שירות ניהול

  • הוצאות שכר נושאי משרה בגוף (מנכ"ל, סמנכ"ל, חשב, עובדי מנהלה וכו' – עובדים המשמשים בתפקידי ניהול ומינהלה).
  • אין לפצל שכר של עובד וליחסו באופן חלקי לסעיפי השכר במסגרת עלות הפעילויות, כמבצע פעילות שאיננה ניהולית ו/או מינהלתית. עובד המוגדר כמנהל  בהנהלת הגוף לא יוכל להיות מוגדר בחלק ממשרתו כמבצע פעילות ישירה, אלא אם כן כל משרתו הינה כמבצע פעילות ישירה.

2.

הוצאות גיוס תרומות

  • הוצאות שיווק, פרסום והפקת אירועים (לגיוס תורמים);
  • הוצאות העסקת עובדים בגיוס תרומות;
  • עמלות למגייסים חיצוניים (*).
  • דמי ניהול וייעוץ (*).

 (*)בכפוף להמצאת הסכם גיוס עם גורמים אלה.

3.

שירותים מקצועיים

  • שכר טרחת יועצים משפטיים;
  • שכר טרחת רואי חשבון;
  • שכר טרחת מבקר פנימי;
  • הוצאות בגין ניהול חשבונות וחשבות שכר  (אם מבוצע על-ידי גוף חיצוני).

4.

צרכי משרד והדפסות, דואר, טלפון ותקשורת

  • למעט הוצאות כאמור הניתנות לייחוס ישיר לעלות הפעילויות (כדוגמת מוקדים, סניפים בהם עוסקים במישרין בביצוע מטרות הגוף ומטלותיו).

5.

שכר דירה והחזקה

  • הוצאות כאמור המיוחסות בלעדית למשרדי ההנהלה של הגוף ולמבנים שאין מתבצעת בהן פעילות במישרין לביצוע מטרות הגוף ומטלותיו.

6.

אש"ל, כיבודים ונסיעות

  • בארץ ובחו"ל.

7.

החזקת כלי רכב ושכירות

  • הוצאות בגין  החזקת רכבים ושכירות (למעט הוצאות כאמור בגין רכבים המשמשים את הגוף במישרין לביצוע מטרות הגוף ומטלותיו.
  • לרבות רכבים המועמדים לנושאי משרה ועובדי מינהלה (סעיף 1 לעיל).

8.

מיסים ואגרות

  • הוצאות כאמור המיוחסות בלעדית למשרדי ההנהלה של הגוף ולמבנים שאין מתבצעת בהם פעילות במישרין לביצוע מטרות הגוף ומטלותיו.
  • אגרות רישוי, דמי חבר (שהינם בגדר חובה), דמי ביול מסמכים.

9.

פחת

  • הוצאות פחת בגין ריהוט וציוד משרדי, מכונות וציוד, שיפורים והתאמות במבנה / במושכר, כלי רכב (סעיף 7 לעיל) למעט הוצאות כאמור הניתנות לייחוס ישיר לעלות הפעילויות ולרבות הוצאות כאמור שאינן ניתנות לייחוס במישרין לביצוע מטרות הגוף ומטלותיו.

לסיכום: ניתן לומר כי מילוי ההנחיות השונות בכלי זה יאפשר לעמותה לקבל אישור נהול תקין ולשמר אותו לאורך השנים ולהרוויח את כל ההטבות הנובעות מכך.

לעדכונים ולפרוט רחב יותר ניתן להכנס לאתר רשם העמותות ולפנות כותבי מאמר זה.

* עו"ד אסף ניב  -עורך דין בתחום האזרחי מסחרי, שותף במשרד כהן, וילצ'יק, קמחי ושות', מתמחה בין היתר בדיני חוזים, מכרזים ובנקאות ובמתן יעוץ משפטי שוטף לתאגידים, ביניהם גם חברות לתועלת הציבור ועמותות (לרבות ייצוג בבתי משפט). לפרופיל מקצועי לחץ כאן